ANEXO VII

TP03: Organigramas, Cursograma y Workflow

Organigrama

ü      También es definido como un modelo abstracto y sistemático representación gráfica con elementos geométricos que construye la estructura orgánica de una institución o empresa

ü      Se visualizan las múltiples relaciones e interacciones que tienen los diferentes órganos herramienta administrativa que muestra las relaciones jerárquicas y competencias 

ü      Permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal

ü      Tiene la particularidad de ser: sencilla, entendible y sobre todo flexible pues esta característica es muy importante pues permite que la organización se adapte a los cambios necesarios dentro de su ámbito. 

ü      Tiene dos finalidades:

Ø      desempeñar un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales.

Ø      es un instrumento para el análisis estructural al poner de relieve las particularidades esenciales de la organización representada.

Tipos de Organigramas

POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

o Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.

o Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

o Informativo: se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas.

o Analítico:  tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

o Formal: representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. 

o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: 

o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: 

o Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

o Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones.
De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: 

o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.

o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

o De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

Cursograma

Los cursogramas, también llamados circuitos diagramas de flujo son usualmente utilizados para representar, mediante una simbología preestablecida (responden al esquema IRAM), una secuencia de actividades y describir sus características, particularidades y componentes. Son métodos prácticos de análisis de los procesos de una empresa, “herramientas” que se utilizan para comprender, analizar, verificar y controlar (y proponer su mejora) los procedimientos.

Un diagrama de flujo presenta generalmente un único punto de inicio y un único punto de término, aunque puede tener más, siempre que cumpla con la lógica requerida.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

·                    Identificar las ideas principales al ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, así como las terceras partes interesadas.

·                    Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

·                    Identificar quién lo empleará y cómo.

·                    Establecer el nivel de detalle requerido.

·                    Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

·                    Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

·                    Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

·                    Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

·                    Identificar y listar los puntos de decisión.

·                    Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

·                    Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Tipos de diagramas de flujo

Formato vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Simbología y significado

Óvalo o Elipse: Inicio y término (Abre y cierra el diagrama).

Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).

Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).

Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).

Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).

Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).

Círculo: Procedimiento estandarizado.

Cuadrado: Proceso de control.

Línea continua: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel escrito.

Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.

Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafíca con un doble de ancho que su altura.

Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etc.). Se grafíca con un cuádruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios.

Triángulo (base inferior): Archivo definitivo.

Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.

Semióvalo: Demora.

Rombo: División entre opciones.

Trapezoide: Carga de datos al sistema.

Elipsoide: Acceso por pantalla.

Hexágono: Proceso no representado.

Pentágono: Conector.

Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios.Según la normativa, el flujo presupuesto es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo el uso de flechas. Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de abajo hacia arriba), es obligatorio el uso de la flecha.

Workflow (Flujo de Trabajo)

Se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.  Un proceso de negocios representa interacciones bajo la forma de un intercambio de información entre los distintos protagonistas, por ejemplo:

·                       Personas

·                       Aplicaciones o servicios

·                       Procesos de terceros

En la práctica, un Workflow puede describir:

·                       El circuito de validación.

·                       Las tareas que deben realizarse entre los distintos participantes de un proceso.

·                       Los plazos que deben respetarse.

·                       Los modos de validación.

Además, le proporciona a cada protagonista la información necesaria para que pueda completar su tarea. 

A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos. 

Tipos de Workflow

Por lo general se distinguen dos tipos de Workflow:

o       Workflow procedimental (también denominado Workflow de producción o Workflow administrativo) que corresponde a procesos de negocios conocidos de la empresa y que está sujeto a procedimientos preestablecidos. En este caso, la dirección del Workflow es más o menos fija.

o       Workflow ad hoc que se basa en un modelo de trabajo de grupo en el cual los protagonistas participan en la decisión de hacia dónde dirigir el Workflow. Aquí la dirección del Worflow es dinámica.

Beneficios del Workflow o flujo de trabajo

Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:

·                                 Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.

·                                 Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.

·                                 Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.

·                                 Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.

·                                 Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.

·                                 Integración de procesos empresariales.