ANEXO VII
TP03: Organigramas,
Cursograma y Workflow
Organigrama
ü
También es definido como un modelo abstracto y
sistemático
representación gráfica con elementos geométricos que construye la estructura
orgánica de una institución o empresa
ü
Se visualizan las
múltiples relaciones e interacciones que tienen los diferentes órganos
herramienta administrativa que muestra las relaciones jerárquicas
y competencias
ü
Permite obtener una idea uniforme acerca de la
estructura formal
ü
Tiene la particularidad de ser: sencilla,
entendible y sobre todo flexible pues esta característica es muy importante
pues permite que la organización se adapte a los cambios necesarios dentro de
su ámbito.
ü
Tiene dos finalidades:
Ø
desempeñar un papel informativo, al permitir que
los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella
conozcan, a nivel global, sus características generales.
Ø
es un instrumento para el análisis estructural
al poner de relieve las particularidades esenciales de la organización
representada.
POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos
de organigramas:
o Microadministrativos: Corresponden a
una sola organización, y pueden referirse a ella
en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
o Macroadministrativos: Involucran a más
de una organización.
o Mesoadministrativos: Consideran una o
más organizaciones de
un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término
mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el
sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
o Informativo: se diseñan con
el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como
información accesible a personas no especializadas.
o Analítico: tiene por finalidad el análisis de determinados
aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de
información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión
macro o global de la misma. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
o Formal: representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito
de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se
considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la
S.A.
o Informal: Se considera como tal, cuando representando su
modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su
aprobación.
POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos
de organigramas:
o Generales: Contienen
información representativa de una organización hasta determinado nivel
jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden
abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en
el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
o Específicos: Muestran en
forma particular la estructura de un área de la organización.
POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos
de organigramas:
o Integrales: Son representaciones
gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus
relaciones de jerarquía o dependencia.
o Funcionales: Incluyen las
principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus
interrelaciones.
De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos
de organigramas:
o Verticales: Presentan las
unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.
o Horizontales: Despliegan las
unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo.
Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las
relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
o Mixtos: Este tipo de organigrama
utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades
de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un
gran número de unidades en la base.
o De Bloque: Son una variante
de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de
unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan
unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
o Circulares: En este tipo de diseño
gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una
serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel
distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el
último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de
autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y
las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
Cursograma
Los cursogramas, también llamados
circuitos diagramas de flujo son usualmente utilizados para representar,
mediante una simbología preestablecida (responden al esquema IRAM), una
secuencia de actividades y describir sus características, particularidades y
componentes. Son métodos prácticos de análisis de los procesos de una empresa,
“herramientas” que se utilizan para comprender, analizar, verificar y controlar
(y proponer su mejora) los procedimientos.
Un diagrama de flujo presenta generalmente un único punto de inicio y un
único punto de término, aunque puede tener más, siempre que cumpla con la
lógica requerida.
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
·
Identificar las ideas principales al
ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o
responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y
posterior y de otros procesos interrelacionados, así como las terceras partes
interesadas.
·
Definir qué se espera obtener del
diagrama de flujo.
·
Identificar quién lo empleará y
cómo.
·
Establecer el nivel de detalle
requerido.
·
Determinar los límites del proceso a
describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:
·
Establecer el alcance del proceso a
describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama.
Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la
entrada al proceso siguiente.
·
Identificar y listar las principales
actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su
orden cronológico.
·
Si el nivel de detalle definido
incluye actividades menores, listarlas también.
·
Identificar y listar los puntos de
decisión.
·
Construir el diagrama respetando la
secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
·
Asignar un título al diagrama y
verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.
Tipos de diagramas de flujo
Formato
vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia
abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su propósito.
Formato
horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda
a derecha.
Formato
panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede
apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que
facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo
en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la
participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no
registra.
Formato
Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el
plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente
descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.
Simbología
y significado
Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más
actividades o procedimientos).
Rombo: Decisión (Formula una
pregunta o cuestión).
Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra
dentro de un procedimiento).
Triángulo boca
abajo: Archivo
definitivo (Guarda un documento en forma permanente).
Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el
almacenamiento del documento).
Círculo:
Procedimiento estandarizado.
Cuadrado:
Proceso de control.
Línea continua: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de
papel escrito.
Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.
Rectángulo:
Formulario o documentación. Se grafíca con un doble de ancho que su altura.
Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etc.). Se grafíca
con un cuádruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los
formularios.
Triángulo (base inferior): Archivo definitivo.
Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.
Semióvalo:
Demora.
Rombo:
División entre opciones.
Trapezoide:
Carga de datos al sistema.
Elipsoide:
Acceso por pantalla.
Hexágono:
Proceso no representado.
Pentágono:
Conector.
Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios.Según la normativa, el flujo presupuesto es de
izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo el uso de flechas.
Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de abajo hacia
arriba), es obligatorio el uso de la flecha.
Workflow (Flujo de
Trabajo)
Se
refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo
predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso
de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla
tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. Un
proceso de negocios representa interacciones bajo la forma de un intercambio de
información entre los distintos protagonistas, por ejemplo:
·
Personas
·
Aplicaciones o servicios
·
Procesos de terceros
En la práctica, un Workflow puede describir:
·
El circuito de validación.
·
Las tareas que deben realizarse
entre los distintos participantes de un proceso.
·
Los plazos que deben respetarse.
·
Los modos de validación.
Además,
le proporciona a cada protagonista la información necesaria para que pueda
completar su tarea.
A lo largo del tiempo, se han ido
desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han
evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de
documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.
Tipos de Workflow
Por lo general se distinguen dos tipos de Workflow:
o
Workflow procedimental (también denominado Workflow
de producción o
Workflow administrativo) que corresponde a procesos de negocios conocidos de la
empresa y que está sujeto a procedimientos preestablecidos. En este caso, la
dirección del Workflow es más o menos fija.
o
Workflow ad hoc que se basa en un modelo de trabajo de grupo
en el cual los protagonistas participan en la decisión de hacia dónde dirigir
el Workflow. Aquí la dirección del Worflow es dinámica.
Beneficios del Workflow o flujo de trabajo
Según los procesos
de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de
trabajo pueden ser:
·
Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia
de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.
·
Mejora del control de procesos a través de la normalización
de los métodos de trabajo.
·
Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la
coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles
de respuesta a los clientes.
·
Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con
las necesidades empresariales.
·
Optimización de la circulación de información interna con
clientes y proveedores.
·
Integración de procesos empresariales.
